¿Todo son ventajas?

Hasta hace unos años la estandarización se entendía como la realización de cualquier producto en serie. En la actualidad, vamos un paso más allá, y la estandarización responde también al factor calidad, que un tiempo atrás había estado olvidada.

La homogenización de los criterios de producción de cualquier servicio o contenido asegura el equilibrio y la uniformidad que cualquier cliente busca a la hora de contratarnos.

¿Qué procesos son obligatorios?

La estandarización no surge de la nada, es imprescindible identificar todos los procesos de producción internos. Estos procesos han de ser, inevitablemente, documentados. Ante todo, ha de ser posible conseguir y acceder a la información total de manera precisa. Algo tan simple como la realización de manuales de procesos y procedimientos puede mejorar la comunicación de todos los integrantes físicos y técnicos de la organización.

Al mismo tiempo, se consiguen disminuir los tiempos de proceso de creación de los productos pues se detectan aquellas actividades que pueden ser realizadas automáticamente, si no en su totalidad, sí en buena parte. Al tener todos los procesos definidos también es más fácil detectar los errores e intentar mejorar las fases de esta estandarización.

Pongamos un ejemplo

Muchos centros de documentación, empresas y archivos han comenzado proyectos de digitalización. La estandarización de los procesos de captura digital ha sido una tarea ardua, pero se ha conseguido un objetivo claro, que es el de facilitar el acceso y conservar los materiales, asegurándose que todos están creados de la misma manera. Aunque en un principio se vea que han sido muchos los recursos utilizados, las horas echadas y los ensayos realizados, así como los errores encontrados, se ha logrado establecer el estándar. Un estándar que viene refrendado por una norma de calidad ISO.

Las garantías

Se garantiza que el producto final puede ser competitivo para un mercado global, ya que la normativa de estandarización avala al producto sin fisuras. Se reconoce el ahorro de tiempo en la producción del mismo, un ahorro doble si tenemos en cuenta que es más fácil enseñar a alguien a realizar un proceso definido. Porque, aunque parezca una simpleza, se ahorran las pérdidas de trabajos que son rechazados porque no cumplen cualquier estándar. Estandarización, ahorro de costes y buena imagen, son inherentes.

Francesca Marí

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Hoy en día todavía se confunden la digitalización de facturas y la facturación electrónica; ¿cuál es la diferencia entre ambas? La digitalización de facturas consiste en la captura de la imagen gráfica de la factura para introducirla en un sistema informático para su posterior búsqueda, reproducción e impresión; las facturas se siguen haciendo en papel, por lo que no se resuelven los problemas de automatización en los procesos, ya que tanto la captura, la digitalización y la indexación se producen manualmente con los costes en recursos e ineficiencias naturales que producen estos procesos manuales de gestión documental.

Sin embargo, la facturación electrónica o telemática consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. Por último, y para que tenga la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Aunque en un principio puede parecer complejo, la implantación de un sistema de facturación digital genera una serie de beneficios a la empresa entre los que destaca la mejor relación de la empresa con sus clientes, ya que se pueden enviar las facturas de manera automática no existiendo error ninguno en los datos al estar automatizado el proceso de facturación, un ahorro en los costes de emisión, envío y almacenamiento de las facturas en papel, una mayor agilidad en las consultas, auditorías, inspecciones, etc. También aumenta la imagen de la compañía como empresa moderna y avanzada tecnológicamente.

Por lo tanto, la facturación electrónica es una oportunidad que debemos aprovechar para la mejora de nuestra competitividad y eficiencia, y con la que lograremos ventajas económicas y medioambientales así como un gran valor añadido para nuestra empresa.

Encarnación Llópez Penalva

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