La gestión del tiempo

  06 Abril 2009

Alicante, 06 de abril de 2009 - Para una óptima gestión de nuestro tiempo debemos, en primer lugar, creer en nosotros mismos: autoconocernos para identificar y perfeccionar las prácticas necesarias para desarrollar la efectividad personal y profesional para la obtención de resultados satisfactorios.

No existe una idea exacta de lo que constituye la gestión perfecta del tiempo. La cuestión es que si la relación con nuestra gestión del tiempo es compatible con nuestra actividad diaria, si nos permite hacer frente a nuestros compromisos profesionales, es rentable.

Es muy fácil arraigar hábitos con los que estamos acostumbrados a trabajar; no obstante, siempre es positivo hallar, adecuar y emplear nuevas prácticas más eficaces con respecto a nuestras tareas diarias; comprobaremos que esto nos ahorrará tiempo.

Es importante que dispongamos de una agenda electrónica (o al uso) para organizar el día, la semana e incluso la previsión de tareas a largo plazo. En ella, agruparemos las tareas relacionadas entre sí dentro de una misma franja horaria. Trataremos de identificar nuestras horas de mayor rendimiento y destinaremos ahí aquellas tareas que supongan una mayor concentración.

Generalmente, nuestras actividades diarias se repiten: llamadas telefónicas, envío de correos electrónicos, contacto con clientes, reuniones, etc.; en este sentido, podemos implantar regularidades y ciclos de uso de nuestro tiempo. Así, estableceremos para cada tarea un tiempo e intentaremos adaptarnos a él. Sin embargo, debemos ser flexibles con la realidad diaria de nuestro trabajo y contar con las interrupciones e imprevistos habituales que puedan surgir.

Conocer la manera de utilizar el tiempo día a día es básico para manejarlo debidamente.

En la planificación diaria o semanal de nuestras tareas es importante que asignemos prioridades; éstas vendrán determinadas por nuestros responsables, pero, también, por nosotros mismos como responsables de nuestro trabajo diario. De ahí que establezcamos listas de prioridades para avanzar de acuerdo a un orden de importancia.

Con respecto a aquellos proyectos de gran envergadura o que supongan mucho tiempo, debemos establecer fechas de entrega viables para asegurarnos el cumplimiento de los plazos.

Para cualquier proyecto de relevancia es necesaria una programación específica, así como un calendario donde determinar las diferentes etapas hasta su finalización. En este sentido, debemos establecer fechas objetivas y prever, como siempre, posibles imprevistos.

Al final del día, reservaremos un tiempo a examinar qué tareas hemos cumplido y cuáles no y ajustaremos la agenda del día siguiente.

 

Ana López Díaz

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